Vous dirigez une entreprise en région Lyonnaise et vous avez un événement à organiser pour vos équipes ou vos clients ; ou votre direction compte sur vous pour mener à bien cette tâche ? L’événement est important, qu’il s’agisse d’un séminaire d’entreprise, d’une soirée de gala, d’un lancement de produit, d’une convention ou d’un banquet de fin d’année; l’événement doit être une réussite il en va de la notoriété et de l’image de l’entreprise organisatrice.
Vous allez donc devoir collaborer avec la meilleure agence événementielle pour que l’événement réponde à vos attentes comme à celles des participants.
Avant de débuter votre prospection auprès des agences événementielles de la région Rhône Alpes, commencez par établir un cahier de charges : Quel est le type d’événement que vous souhaitez organiser et pourquoi (quel en est l’objectif ?) ? A quel moment de l’année aura-t-il lieu et combien de temps va-t-il durer (une soirée, une journée, plusieurs jours ?) ? Combien aurez-vous d’invités ? Quel sera le budget ? Cette « check list » va être votre base de discussion pour démarcher une ou des entreprises organisatrices d’événements en région lyonnaise.
Voici maintenant quelques critères pour orienter ou affiner votre choix.
A combien d’agences événementielles soumettre votre projet ?
Nous vous conseillons de présélectionner un maximum de trois agences : au-delà vous allez vous disperser, perdre énormément de temps et d’énergie, car à chaque fois vous allez devoir exposer votre projet, leur remettre votre cahier des charges, et échanger un maximum avec les responsables afin qu’ils aient toutes les informations nécessaires pour vous faire une offre de prestations conforme à vos attentes, cohérente par rapport au type d’événement et dans votre budget.
Lors de cette première rencontre, soyez attentif au comportement de la ou des personnes qui vous reçoivent ; ils doivent être à votre écoute pour bien comprendre les enjeux de votre événement mais aussi être force de propositions et vous suggérer des prestations innovantes et des idées originales. Comme dit le proverbe : « on n’a jamais une deuxième chance de faire une première bonne impression » ; prenez note de vos impressions ; cela pourra vous aider à choisir si les offres budgétaires et les prestations sont similaires.
Choisissez une agence événementielle de proximité
Privilégiez des sociétés organisatrices d’événements de Lyon ou de sa proche périphérie, en effet des professionnels événementiels locaux ont l’avantage de connaitre les lieux, les établissements à proximité, de plus ils ont des contacts artistiques, des idées et des plans pour des animations originales ou régionales et des partenaires attitrés et sélectionnés.
Consultez les sites Internet des agences recrutées et les avis clients qui y sont publiés pour vous faire une idée de la qualité des prestations fournies.
Etude des devis et choix final
Rassemblez les offres de prix réceptionnées et comparez les attentivement ; n’hésitez pas à établir un tableau pour lister les points importants et noter les propositions de chacune des agences démarchées : originalité de la proposition, prix, cohérence par rapport au type d’événement, qualité des prestations, des animations, remise, considération, etc.).
Vous devriez avoir maintenant assez d’éléments pour avoir trouvé le meilleur prestataire événementiel Lyon.